Ervaring: organisatie advies
en/of implementatie
Organisatie-inrichting support afdelingen
De desbetreffende organisatie had 3 locaties met een aantal decentraal ingerichte ondersteunende afdelingen op het gebied van bedrijfsadministratie, flexmanagement, aftersales en planning. Annemarie interviewde betrokken team- en afdelingsmanagers en keek mee naar de werkzaamheden met medewerkers. Annemarie bekeek de voor- en nadelen van een andere inrichting. Doordat elke ondersteunende activiteit zo verschilde van de andere, was het advies om de afdelingen op te delen. Annemarie adviseerde centralisatie bij teams die veel baat hadden bij uniformering en doorontwikkeling. Wel bleven velen daarvan lokaal fysiek aanwezig, om lokaal verbinding te behouden. Een enkeling bleef ook decentraal aangestuurd, omdat de impact zo sterk lokaal was en doorontwikkeling daar ook decentraal mogelijk was. Het onderbouwde advies werd overgenomen. De doorlooptijd was 2 maanden. Annemarie mocht daarna het advies bij één van de te centraliseren activiteiten implementeren.
Outsourcing logistieke dienstverlening
Deze organisatie had een verwaarloosd magazijnbeheer. Er was geen goed beeld van de diverse voorraden. Annemarie analyseerde de huidige voorraden o.b.v. omloopsnelheid, afschrijving en garantievereisten. Veel voorraad was al afgeschreven, had geen doel meer en kon worden vernietigd. Daarnaast liet zij de hardlopers rechtstreeks leveren vanaf de fabriek. Hiermee lukte het de voorraadniveaus met 73% te reduceren. Het achterblijvende restant aan voorraad was te weinig voor de grootte van het magazijn, waardoor de afwikkeling werd ondergebracht bij een externe logistiek dienstverlener, waarmee flink bespaard werd op de (facilitaire) kosten.
Centralisering Planningsteams
De organisatie liep vast op het gebied van personeelsinzet en Annemarie analyseerde het probleem: de arbeidskosten waren enorm, er waren structurele personeelstekorten, medewerkers met veel plusuren, maar ook medewerkers met veel minuren en er werden veel UZK ingezet. Conform LEAN zette Annemarie een analyse van de grondoorzaken op: naaste een krappe arbeidsmarkt (minder beïnvloedbaar) speelde ook vooral de decentrale personeelsplanning een grote rol. Annemarie adviseerde één centrale plek met inzicht in de hoeveelheid benodigd personeel, beschikbaar personeel en die de samenwerking met de UZBs coördineert: een WFM-afdeling die centrale personeelsplanningen maakt.
Annemarie adviseerde de opzet van deze WFM afdeling: het aantal planners, de hiërarchie, de ophanging en de inrichting. Daarbij adviseerde zij ook een tijdelijk groter team, zodat er capaciteit was om te groeien naar de centralisering.
Annemarie mocht haar advies voor een groot deel implementeren. Bij vertrek was de transitie naar de volledige centralisering nog niet afgerond. Wel was al bijna €450.000 aan arbeidskosten bespaard en was het aantal ATW schendingen met 80% gedaald.