Ervaring: Human Resources
CAO & ATW compliance
In deze organisatie werd op niet alle vlakken CAO en ATW compliant gewerkt. Dit moest voor zowel UZK als vaste medewerkers ingeregeld worden. Annemarie inventariseerde waar de hiaten zaten, maakte een plan van aanpak om dit in te regelen. Haar kracht zit hem in actiegerichte drive en stakeholdermanagement: ze regelt eerst mandaat door te zorgen dat het management team achter de keuzes staat, om vervolgens circa 40 leidinggevenden mee te krijgen in de nieuwe werkwijzes op het gebied van beoordelen, gelijkwaardig belonen, pauzes houden en registreren van urenverwerking. Borging vindt plaats middels dashboarding, standaard werken & Kamishibai (LEAN). Voor crisis-zaken maakt zij keuzes voor snel ingerichte, eenvoudige processen. Om vervolgens zoveel mogelijk te automatiseren m.b.v. reeds in de organisatie bestaande tooling.
Doorontwikkelen HR afdeling
Bij deze snel groeiende organisatie, groeide de HR afdeling onvoldoende mee. Het ontbrak aan een beoordelingssystematiek en bijbehorende processen, het personeelshandboek was toe aan een nieuwe versie, evenals veel standaard overeenkomsten die gebruikt werden. Daarnaast werd de afdeling overlopen met vragen van werknemers en was het team HR-mdw onvoldoende uitgerust om deze tijdig te beantwoorden.
Samen met de HR manager en hier en daar wat juridische ondersteuning heeft Annemarie alle documenten up to date gebracht. Annemarie ontwierp een functioneringscyclus met drie momenten per jaar (planning-tussenevaluatie-eindevaluatie) en inhoudelijke basis afspraken. Daarnaast werd samen met de kennishebbers in het HR team een standaard vraag-en-antwoord overzicht gemaakt, zodat vragen van werknemers sneller beantwoord konden worden en nieuwe collega's van HR sneller deel konden nemen aan het wegwerken van de workflow aan vragen. De workflow was daarna weer beheersbaar.
Verzuimmanagement
In het betrokken management team bleek het verzuim van hun medewerkers (indirect reports) te hoog. Er lag geen duidelijke verzuimaanpak. Er waren wel wat handvaten over hoe men verzuim wilde aanvliegen, maar die waren niet breed gedragen en onvolledig. Annemarie zette een duidelijke verzuimaanpak op. Concreet, kort en met duidelijke acties. De rode draad van de aanpak was: op de bal, meelevend zonder meegaand te worden en met duidelijke handvaten en doelen. Wet Poortwachter was volledig geïntegreerd. Verzuim reduceerde van gemiddeld 11% naar een kleine 6%.
In diverse managementrollen deed Annemarie daarnaast veel ervaring op met het zelf reduceren van verzuim, het begeleiden van IVA aanvragen, ondersteunen van langdurig verzuimers en het afsluiten van VSO's met medewerkers die niet op hun plek zaten. Kenmerkend is dat Annemarie vanuit verbinding een vertrouwensband weet te ontwikkelen waarbinnen een medewerkers voor zichzelf durft te kiezen.
Instemmingsaanvragen OR en samenwerkingen vakbonden
Annemarie heeft in diverse rollen een flink aantal instemmingen naar de Ondernemingsraad gebracht:
- een aantal groepsgewijze roosterwijzigingen
- verplicht verlofdagen
- beperkt verlofdagen
- gewijzigde grondslag verlof- en verzuim
- inzet ZZP-ers
- aanschaf personeelsplanningstool
- een aantal keren: inzet nieuw uitzendbureau
In relatie tot vakbonden leverde Annemarie strategisch advies over Centraal Personeelsplannen, de grondslag verlof en verzuim, de inzet van ZZP-ers, roosterbeleid en het aantal en de type arbeidsovereenkomsten in de organisatie. Geregeld zat zij aan tafel met FNV en/of CNV om te spreken over bovenstaande onderwerpen.
Onboarding honderden logistiek medewerkers
De organisatie had de intentie om honderden medewerkers in te laten stromen. Dat lukte niet voldoende; er leek (ondanks goed uurloon) weinig interesse in de positie, mdw haakten af in het proces en er was een hoge uitstroom.
In een sessie met de leidinggevenden en recruitment, maakten we een procesflow met focus op laagdrempeligheid bij het aanmelden en hypersnelheid bij het instromen. Zo min mogelijk waste en first time right.
Uitstroomanalyses wezen op vroege uitstroom na instroom. We gaven extra aandacht aan de eerste weken met evaluaties, buddies en een onboardingsdag, waarin we alle ins en outs (de leuke en minder leuke zaken) van werken bij de organisatie, de cultuur, organisatie doelen en strategie uitlegden op een -voor de doelgroepen- aantrekkelijke manier.
Instroomaantallen namen met circa 20% toe en ondanks dat uitstroom moeilijk onder controle kwam, werd de onboarding hoog gewaardeerd. Collega's waren tevreden met het prettige en snelle instroomproces.